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von Arne

Zuletzt aktualisiert am: 28. Oktober 2020

Kaffeevollautomat für Firmen: Jetzt wird’s professionell!

Ein Kaffeevollautomat fürs Business muss einige wichtige Kriterien erfüllen. Dazu gehören besonders viel Platz im Bohnen- und Wasserbehälter, eine einfache Bedienung und ein automatisches Reinigungsprogramm. Zusätzlich müsst ihr vor dem Kauf zunächst vor allem folgende Fragen beantworten:

  • Welche Funktionen muss der Vollautomat unbedingt mitbringen? Muss er ganze Kannen Kaffee auf einmal zubereiten, heißes Wasser für Tee bereitstellen oder zwei Bohnensorten gleichzeitig anbieten können?
  • Welche Getränke muss das Gerät zubereiten können? Trinkt ihr alle am liebsten Espresso, gibt’s Kakaotrinker oder braucht ihr die volle Auswahl an Spezialitäten?
  • Wie viele Tassen bezieht ihr pro Tag?

Die letzte Frage ist die wichtigste. Aus eurem täglichen Durchsatz ergibt sich ein Tassenpreis und der deutliche Hinweis, ob ihr mit einem kleinen Kaffeevollautomaten für Endverbraucher auskommt oder einen Performance-Meister von Marken wie WMF braucht:

Kleinere Büros bis 6 Personen können mit einem Consumer-Modell aus meinem Kaffeevollautomat Test 2020 glücklich werden, bei größeren Unternehmen muss zwingend ein Gerät aus dem Profibereich her. In der Gastronomie müsst ihr die Gerätewahl nach den Vorlieben eurer Kunden treffen. Cafés, die etwas auf sich halten, greifen besser zu professionelle Espressomaschinen.

Eine Industrie-Maschine ist eine große Investition, deshalb lohnt sich der Blick auf Mietangebote. Damit seid ihr zwar an einen Hersteller gebunden, habt aber steuerliche Vorteile. Bei einem guten Mietvertrag sind außerdem Reparaturen, Wartung und Service enthalten.

Kaffeevollautomaten für die gewerbliche Nutzung müssen nicht nur andere Kriterien erfüllen als Consumer-Geräte für Zuhause. Fürs Unternehmen müsst ihr vor allem wissen, welche Fragen ihr euch vor der Anschaffung stellen solltet – und wie ihr die Antworten findet.

Dazu werfe ich einen Blick auf verschiedene Unternehmensarten, das passende Angebot an Kaffeevollautomaten auf dem Markt, die wichtigsten Merkmale und Vor- und Nachteile verschiedener Beschaffungsmöglichkeiten.

In welcher Branche ist euer Unternehmen zu Hause?

Es ist generell gar nicht so einfach, eine Kaffeemaschine für Unternehmen zu finden. Vielleicht eignet sich ein Siebträger, oder ihr braucht eine Industrie-Kaffeemaschine mit Festwasseranschluss.

Wenn ihr schon wisst, dass es ein Kaffeevollautomat sein soll, gibt’s immer noch eine unfassbar große Auswahl an Geräten – aber nicht alle davon eignen sich für Unternehmen. Oder zumindest nicht für eures. Treffen wir also eine grobe Vorauswahl.

Kleiner Betrieb: Kleine Kaffeemaschine

Keine Frage: Auch in einem vergleichsweise kleinen Unternehmen kann Kaffee in Strömen fließen. Dann kommt ein kleiner Kaffeeautomat schnell an seine Grenzen. Wenn sich jedoch im Schnitt nicht mehr als sechs Personen an der Maschine bedienen, sind einige Consumer-Modelle aus meinem Kaffeevollautomat Test 2020 geeignet.

Melitta CI Touch Kaffeevollautomat Arne

Wir hatten den Vorgänger Melitta Caffeo CI über ein Jahr in unserem kleinen Büro

Geräte wie der Siemens EQ9 oder der Melitta CI Touch überzeugen mit einer großen Auswahl an Kaffeespezialitäten und sind günstig in der Anschaffung. Sie sind außerdem kompakt und leise, was vor allem für kleine Büroräume wichtig ist.

Großes Unternehmen: Ab wann muss es ein Profi-Gerät sein?

Tummeln sich in eurem Büro viele Mitarbeiter, Kunden oder Gäste, reicht ein kleiner Kaffeevollautomat bald nicht mehr aus. Hier ist es wichtig, auf die Details zu achten. Wenn ihr zum üblichen Vollautomatenangebot auch größere Mengen Kaffee bei Besprechungen anbieten wollt, kann eine Maschine mit Kannenfunktion – wie der Miele CM6350 – dennoch ausreichen.

Miele CM6 Kaffeevollautomat Kannenfunktion

Alle getesteten Miele-KVAs haben eine Kannenfunktion

Generell seid ihr bei größeren Unternehmen aber mit professionellen Kaffeevollautomaten besser beraten. Geräte von WMF oder Tchibo bieten die richtige Kombination aus Leistung, Benutzerfreundlichkeit und Getränkevielfalt.

Holt ihr euch einen Super-Performer wie den WMF 8000s, kann es sich lohnen, über Miete oder Leasing statt Kauf nachzudenken. Dazu gibt’s später noch mehr Infos.

Gastronomie: Darf’s ein bisschen mehr sein?

Das Thema Kaffeevollautomat für die Gastronomie ist zu groß, um es hier ausführlich zu besprechen. Darum kratze ich nur an der Oberfläche, um euch einen groben Überblick zu geben:

  • Im Kiosk oder Späti mit kleinem Gastro-Angebot tut’s meist eine Filterkaffeemaschine. Verlangen eure Kunden öfter nach Cappuccino, Latte Macchiato und Co., könnt ihr einen Vollautomaten mit großer Getränkeauswahl nachrüsten.
  • Restaurants und Hotels sollten vor allem auf Benutzerfreundlichkeit achten. Für kleinere Durchsatzmengen ist der Siemens EQ9 eine gute Wahl, ab 30 Tassen pro Tag muss ein größeres Gerät her. Achtet auf eine Heißwasserfunktion für die Teetrinker und Kakao für die Kleinen.
  • In Bäckereien und Cafés ist der Kaffee nicht bloß eines von vielen Getränken auf der Karte. Er ist mitunter die Hauptattraktion. Mit einem Vollautomaten werdet ihr nicht glücklich – und eure Kunden schon gar nicht. Eine ordentliche Espressomaschine mit Wasseranschluss ist hier die einzig vernünftige Wahl.

Einzelhändler & Dienstleister: Wie wichtig ist Kaffee?

Im Büroraum leistet die Kaffeemaschine lebenswichtige Dienste (für den Bürofrieden), in der Gastro geht es vorwiegend um Genuss. Und wie sieht es beim Einzelhändler oder Dienstleister aus?

Hier sind Cappuccino oder Espresso eher ein Service-Bonus für eure Kunden. Das Beratungs- oder Verkaufsgespräch, der Frisörbesuch oder die Wartezeit werden dem Kunden mit einem leckeren Getränk versüßt. Das ist aber eher Luxus als Muss.

DeLonghi PrimaDonna Latte Macchiato Kochen

Der PrimaDonna zaubert einen tollen Milchschaum

Ein Kaffeevollautomat wie der DeLonghi PrimaDonna Class ist dafür gut geeignet. Er bereitet 13 verschiedene Getränke auf Knopfdruck zu und ihr müsst ihn dank elegantem Design nicht im Hinterzimmer verstecken.

Wichtige Merkmale: Das muss der Kaffeevollautomat für Firmen unbedingt können

Es gibt einige Must-Haves, die euer Kaffeevollautomat fürs Büro oder Unternehmen mitbringen muss. Manche davon richten sich nach euren individuellen Bedürfnissen, andere sind absolute Grundvoraussetzung.

Viele Funktionen an einem Kaffeevollautomaten für die Firma können superwichtig oder total unnütz sein. Nach meiner Erfahrung braucht ihr auf jeden Fall:

  1. Viel Platz im Wassertank und Bohnenbehälter, um häufigen Leerlauf zu verhindern
  2. Einfache Reinigung, um Küchendienst-Krieg zu vermeiden
  3. Verständlicher Touchscreen oder einfache Knöpfe, die jeder Kollege oder Kunde auf Anhieb bedienen kann

Darüber hinaus könnt ihr euch konkrete Fragen stellen, um festzustellen, worauf ihr keinesfalls verzichten könnt:

  • Wo wird der Kaffeevollautomat platziert? Steht er nah an den Arbeitsplätzen oder finden in unmittelbarer Nähe Kundengespräche statt, müsst ihr unbedingt auf die Lautstärke achten. Generell gilt: Ein Gerät mit Mahlwerk aus Metall macht mehr Krach als eines aus Keramik. Auch das Design ist nicht ganz unwichtig. Durch einen Unterschrank könnt ihr den Kaffeevollautomaten zum Einbaugerät upgraden und habt so Materialien und Zubehör immer zur Hand.
  • Was trinkt ihr am liebsten? Seid ihr eine reine Espresso-Gang, wird euch das Getränk aus dem Vollautomaten vermutlich enttäuschen. Der Siebträger ist dann eine gute Wahl, selbst den Einsatz im Gewerbe. Habt ihr koffeinfreie Kollegen, sollte das Gerät neben Kaffee auch Kakao zubereiten oder heißes Wasser für Tee ausspucken. Wenn ihr sehr unterschiedliche Vorlieben habt, kann ein geteilter Bohnenbehälter zwei verschiedene Sorten Kaffeebohnen zur Verfügung stellen.
  • Wer soll das alles bezahlen? Wenn Mitarbeiter oder Kunden selbst für ihren Kaffee aufkommen sollen, sorgt ein Kaffeekassen-Prinzip schnell für Chaos und Unmut. Zumindest ab einer gewissen Anzahl an Personen. Dann braucht ihr einen Vollautomaten mit Bezahlsystem.

Die Anzahl der täglich benötigten Kaffeemenge gibt euch einen Hinweis, welcher Kaffeevollautomat der richtige für euch ist. So liefert der WMF 1500 S bis zu 180 Tassen pro Tag, während der Melitta Cafina CT8 rund 200 Kaffee pro Stunde zaubert – ein enormer Unterschied. Der tägliche Durchsatz ist generell die wichtigste Grundlage für die Kalkulation.

DeLonghi Maestosa Kaffeevollautomat Espresso

Melitta CI Touch Espresso Fertig

Aus den Kostenfaktoren wie Bohnen, Nebenkosten, Anschaffungspreis etc. ergibt sich ein Tassenpreis, der euch deutlich zeigt, ob ein Vollautomat die beste Wahl für euer Unternehmen ist.

Wenn ihr beispielsweise 50 Tassen pro Tag braucht, wird ein 500 Tassen-Gigant eine ebenso schlechte Entscheidung sein wie ein kleines Gerät, das nicht mehr als 30 Tassen schafft.

Seid ihr unsicher, wie viele Bezüge pro Tag zusammenkommen, könnt ihr eine professionelle Kaffeemaschine für einen kurzen Zeitraum leihen. Zwar ist so ein Kurzzeit-Verleih vergleichsweise kostenintensiv, aber ihr könnt euren Bedarf genau ermitteln und vermeidet das Risiko einer Fehlinvestition in die falsche Maschine.

Viele Kaffeevollautomaten mit integriertem Milchsystem zaubern Kaffee, Latte Macchiato und Cappuccino auf Knopfdruck, andere ermöglichen wenigstens die Zubereitung von Milchschaum. Ist bei euch nur Espresso angesagt, könnt ihr auch mit einem Gerät ohne Milchaufschäumer glücklich werden.

DeLonghi ECAM 23.466.B Milchschaum

Mit einem integrierten Milchschaumsystem gibts Latte Macchiato auf Knopfdruck

Mein Tipp: Auch wenn ihr persönlich keinen gesteigerten Wert auf milchige Kaffeespezialitäten legt, ist es gut, wenn ein Milchschaumsystem integriert ist. Falls sich doch mal ein Kunde oder Gesprächspartner ein spezielles Getränk wünscht, erleichtert es euch die Zubereitung massiv.

Damit euer Kaffeevollautomat lange friedlich vor sich hin arbeitet, muss er gereinigt werden. Und zwar am besten täglich. Das ist schon privat lästig, in der Firma fühlt sich oft niemand dafür zuständig.

Ein automatisches, selbsterklärendes Reinigungsprogramm auf Knopfdruck ist ein absolutes Muss für jeden Business-Automaten. Noch besser ist ein automatisches Durchspülen nach jedem Bezug.

DeLonghi PrimaDonna Reinigung

Eine gründliche Reinigung für das Milchschaumsystem ist sehr wichtig

Ein abnehmbarer Wassertank und ein geräumiges Abtropffach erleichtern das gründliche Reinemachen zusätzlich. Zusätzlich zur (täglichen) Reinigung muss der Vollautomat hin und wieder entkalkt werden – auch das Entkalkungsprogramm sollte möglichst selbsterklärend und automatisch ablaufen.

Egal, für welchen Vollautomaten ihr euch entscheidet: Macht keine Abstriche bei den Kaffeebohnen! Damit tut ihr dem Budget vielleicht einen Gefallen, euren Geschmacksnerven aber nicht. Und auch nicht eurem Image.

Jura Z8 Kaffeevollautomat Bohnenbehaelter

Viele handwerkliche Röstereien bieten inzwischen B2B-Lieferverträge, die je nach Menge sogar recht günstig sein können.

Seht euch um und gönnt euch in der Firma ordentliche Qualität. Den Unterschied zwischen schonend gerösteten, voll aromatischen Bohnen und einem schlampig produzierten Billigprodukt schmeckt ihr im Kaffee garantiert.

Wenn ihr einen Kaffeevollautomaten mieten wollt, sind gewisse monatliche Abnahmemengen oft Teil der Vereinbarung. Das gilt hauptsächlich für B2B-Anbieter, die auch eigenen Kaffee im Supermarktregal anbieten.

Diese Zwangsabnahme treibt nicht nur den eigentlich günstigen Mietpreis für das gewerblich genutzte Gerät nach oben – der Kaffee ist einfach Mist. Ob für Gastro, Großraumbüro, Hotel oder den Kundenbereich: Mit anständigen Kaffeebohnen setzt ihr mehr als ein Zeichen.

Anschaffungen fürs Büro oder Gewerbe spielen meist in einer ganz anderen Preisklasse als private Käufe. Da lohnt sich ein anständiger Preisvergleich.

Ihr könnt den Kauf steuerlich geltend machen und den Kaffeevollautomaten abschreiben. Ein Kauf auf Raten oder auf Rechnung kann euch helfen, die hohen Anschaffungskosten zu stemmen. Dadurch könnt ihr den Preis nach und nach abstottern oder eine längere Zahlungsfrist vereinbaren.

Anders als im Privatbereich ist für Betriebe auch das Mieten von Kaffeevollautomaten eine denkbare Alternative. Ob sich das für euch lohnt, kann ich nicht pauschal beantworten – ihr könnt euch aber an folgende Faustregeln halten:

  • Geräte wie der Melitta CI Touch und die anderen Kandidaten aus dem Kaffeevollautomat Test 2020 werden kaum zur Miete angeboten. Es würde sich sowohl für den Verleiher als auch für euch nicht lohnen. Wenn es in Sachen Bezug für euch ausreicht, solltet ihr ein derartiges Consumer-Gerät direkt kaufen.
  • Für professionelle Maschinen in höheren Bezugs- und Preisklassen kann sich ein Mietvertrag lohnen und sogar die vernünftigere Entscheidung sein.
  • Wenn ihr einen Kaffeevollautomaten leasen wollt, solltet ihr vorher meinen Ratgeber lesen. Darin verrate ich euch, warum das in den meisten Fällen keine gute Idee ist.

Bei manchen Verträgen habt ihr Service, Wartung, Einschulung und ein Ersatzgerät während etwaiger Reparaturen inklusive. Der große Nachteil bei Mietgeräten ist in jedem Fall, dass ihr teilweise über einen langen Zeitraum an einen bestimmten Hersteller gebunden seid.

Einen Miet-Kaffeeautomaten müsst ihr außerdem besonders pfleglich behandeln – dazu würde ich euch aber ohnehin raten.

Fazit

Die Anschaffung eines Kaffeevollautomaten für eure Firma verlangt eine genaue Kalkulation und Angebotsvergleiche. Ihr müsst einige Faktoren beachten, die in der heimischen Küche keine große Rolle spielen. Zum Beispiel ist ein schicker Kaffeevollautomat in elegantem Design gut für euer Image.

Jura Z8 Kaffeevollautomat

Besonders edel: Der Jura Z8

Bei einem Kaffeevollautomaten fürs Büro tragen eine intuitive Benutzeroberfläche und automatische Reinigungsprogramme zum Küchenfrieden bei.

Um den richtigen Kaffeevollautomaten für euer Unternehmen zu finden, müsst ihr vor allem wissen, wie viele Tassen ihr pro Tag bezieht. Ihr solltet euch fragen, welche Getränke ihr braucht und welche Funktionen das Gerät beherrschen muss.

B2B kann sich ein Mietgerät lohnen – vor allem, wenn Service und Wartung im Vertrag enthalten sind. In meiner B2B-Ratgeberreihe findet ihr noch genauere Infos zum Kaffeevollautomaten mieten und was bei der Abschreibung zu beachten ist.

Was muss ein Kaffeevollautomat für euch und eure Kollegen unbedingt können? Oder kommt bei euch eine andere Kaffeemaschine zum Einsatz? Hinterlasst mir gerne einen Kommentar!

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