Kaffeevollautomat Abschreibung 2025: Ein kleines Afa-Einmaleins

Am Unternehmertum oder der Selbstständigkeit gibt es viele Dinge, die Fluch und Segen zugleich sind. Die Absetzung für Abnutzung, besser bekannt als AfA, fällt für mich eindeutig in diese Kategorie.

Denn die AfA erfordert genaues Rechnen, Grundkenntnisse im Steuerwelsen und wirtschaftliches Denken. Richtig gemacht bringt sie euch aber auch steuerliche Vorteile.

Ich habe für euch die wichtigsten Grundlagen zusammengetragen, die ihr braucht, um das (Kaffee-) Gerät in eurer Küche korrekt abzuschreiben und steuerlich geltend zu machen.

Bedenkt jedoch bitte, dass ich kein Steuerfachmann bin! Für detaillierte Fragen wendet euch bitte unbedingt an euren Steuerberater.

AfA-Tabellen ohne Ende: Welche ist die richtige für die Abschreibung von Kaffeevollautomaten?

Es gibt unterschiedliche AfA-Tabellen für verschiedene Zwecke. Ihr findet sie beim Bundesfinanzministerium unter dem wenig einladenden Begriff Betriebsprüfung. In den Tabellen ist festgelegt, über welchen Zeitraum ihr eure betrieblich genutzten Wirtschaftsgüter abschreiben müsst.

Ein Industrie-Kaffeevollautomat und alle anderen gewerblich genutzten Kaffeemaschinen gelten als bewegliche Wirtschaftsgüter. In der AfA-Tabelle für Gastgewerbe ist dafür eine Nutzungsdauer (= Abschreibungsdauer) von fünf Jahren festgesetzt. Das gilt für Kaffeevollautomaten, Kaffeemaschinen und Kaffeemühlen.

Damit ist klar, dass nicht unbedingt von Consumer-Modellen wie in meinem Kaffeevollautomaten Test die Rede ist. Das Finanzamt geht viel mehr von Profi-Geräten für die Gastronomie aus. Am Ende dreht sich aber alles wie so oft nur um das liebe Geld.

So könnt ihr euren Kaffeevollautomaten laut AfA absetzen

Die Anschaffungskosten geben den entscheidenden Ausschlag, wie ihr euren Kaffeevollautomaten steuerlich geltend machen könnt. Hier reden wir natürlich immer über den Preis ohne Mehrwertsteuer. Zum Zeitpunkt dieses Ratgebers gelten folgende Richtwerte:

• Alles bis zu einem Kaufpreis von 800 Euro gilt als geringwertiges Wirtschaftsgut – kurz GWG. Dieses könnt ihr entweder sofort als Einzelposten abschreiben oder in den Sammelposten aufnehmen.
• Von 801 bis 1.000 Euro habt ihr die Wahl, den Vollautomaten als Teil des Sammelpostens oder allein nach der geltenden Abschreibungsdauer laut Tabelle abzusetzen.
• Alles über 1.000 Euro müsst ihr immer über die festgelegte Nutzungsdauer abschreiben.

Im GWG-Sammelposten ist Platz für sämtliche Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten jeweils unter 1.000 Euro liegen.

Den GWG-Pool könnt ihr dann über fünf Jahre abschreiben und somit die steuerlichen Vorteile länger nutzen.

Dazu müsst ihr allerdings immer nachweisen können, dass das Gerät ausschließlich betrieblich genutzt wird. Das sollte in den meisten Fällen kein Problem sein, für die Gastronomen stellt sich die Frage gar nicht erst.

Nun könnte der Gedanke aufkommen, dass ein Kaffeevollautomat im Restaurant viel schneller an Zeitwert verliert als in einem mittelgroßen Büro. Das stimmt mit Sicherheit, ist aber leider dem Finanzamt herzlich egal.

Mit der richtigen Begründung habt ihr aber die Möglichkeit, die Abschreibungsdauer zu senken. Im Falle des Kaffeevollautomat wäre eine solche Begründung beispielsweise „extrem hoher Durchsatz“.

Miete oder Kauf: Die steuerlich beste Variante für die Abschreibung von Kaffeevollautomaten

Hätte niemand je die amtliche AfA Tabelle erfunden, würde ich euch in jedem Fall dazu raten, jedes Gerät für euren Betrieb zu kaufen. Wer die Anschaffungskosten aufbringen kann, könnte sich theoretisch jedes Jahr einen neuen Kaffeevollautomat vom Bundesfinanzministerium „finanzieren“ lassen.

Da es nun mal Abschreibungstabellen gibt, bleibt euch das Nachrechnen leider nicht erspart. Denn sowohl Kauf als auch Miete können sich steuerlich lohnen.

Die Mehrwertsteuer des gekauften Kaffeevollautomaten könnt ihr euch direkt vom Fiskus zurückholen. Dafür liegt euch das Ding ab da fünf Jahre lang auf der Tasche – egal, was in dieser Zeit damit passiert.

Das ist vor allem dann ärgerlich, wenn ihr euch doch für ein hochpreisiges Consumer-Modell entscheidet. Der Jura Z8 beispielsweise kostet euch auf einen Schlag rund 2.300 Euro brutto, bringt euch dann aber nur etwa 400 Euro pro Jahr über die Steuer (Nettopreis / fünf Jahre).

Einen Kaffeevollautomaten mieten ist eine clevere Alternative. Die monatlichen Kosten könnt ihr einfach von der Steuer absetzen.

Das ergibt aber erst bei sehr hochpreisigen Maschinen Sinn, wo das Mietverhältnis neben steuerlichen noch weitere Vorteile mitbringt. Ob das so ist, könnt ihr mit dem Formular sehr einfach herausfinden.

Am Ende solltet ihr die Entscheidung zwischen Miete und Kauf nicht von der Steuer abhängig machen. Wichtiger ist, ob ihr den Kaufpreis (locker) aufbringen könnt und dass ihr die richtige Maschine zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis bekommt.

Aufmerksamkeit für die Aufmerksamkeiten: Verbrauchsmaterialien absetzen

Und weil im Steuerrecht sonst alles viel zu einfach wäre, hat sich das liebe Finanzamt noch etwas einfallen lassen:

Damit uns nicht langweilig wird, müssen wir den servierten Kaffee als Bewirtung oder Aufmerksamkeit deklarieren.

Von außen betrachtet, trifft häufig beides zu, die Abgrenzung ist aber doch sehr klar: Wenn ihr für den Kaffee eine vollständige Rechnung ausstellt, zählt er als Bewirtung. Und die wird nur zu 70 Prozent übernommen.

Wenn möglich, solltet ihr die laufenden Kosten für Kaffeebohnen, Milch und so weiter also unbedingt als Aufmerksamkeit angeben. Dann werden sie komplett abgeschrieben.

Achtet dabei darauf, die Zahlen wirklich korrekt zu erfassen. Dem Finanzamt fällt sicherlich auf, wenn ihr zu sechst im Büro genauso viel Kaffee braucht wie ein mittelständiges Restaurant. Die Ausrede, dass die verwendete Bohne so unglaublich lecker sei, zieht dann vermutlich auch nicht.

Sind Steuerprofis unter meinen Lesern? Dann freue ich mich über zusätzliche Hinweise und Tipps zum Thema Kaffeevollautomat abschreiben!